О продукте 1F HRM

Корпоративный портал

Единая информационная среда

Главная страница в «Первой Форме» — это корпоративный портал. Он помогает распределённым командам оставаться в одном инфополе, а сотруднику даёт полную информацию о его задачах и проектах. На портале можно расположить любые блоки и вкладки: основную рабочую информацию, новости, опросы, формы записи на обучение, группы по интересам или быстрый доступ к полезным инструментам — например, оформлению пропусков.

Цифровое рабочее место

Для эффективной работы сотруднику нужно знать, что происходит в компании и где необходимо его участие. Поэтому на главном экране мы расположили дашборд с полной информацией: задачами и встречами на день, документами для подписи или обсуждения, сообщениями, новостями, данными по KPI, отчётами и так далее. Наполнение дашбордов отличается в зависимости от роли. Например, разработчики видят динамику спринта, а HR-специалисты — расписание интервью с кандидатами.

Личный кабинет

На главной странице можно разместить и личный кабинет сотрудника. Там он увидит цели, к которым стремится вся компания, его отдел и он сам; полную информацию о своих доходах; динамику бонусов — если он, например, опережает план, размер выплаты автоматически увеличится. Также в личном кабинете хранятся инструкции, ответы на частые вопросы, информация о коллегах и вакансиях в компании.

HR-сервисы и инструменты

Единое окно сервисов для сотрудников

Сотрудник может получить справку, взять отгул или запросить обучение за счет компании, самостоятельно отправив заявку через единое окно. Не нужно заполнять бумажные формы, кому-то писать или ехать в офис. Заявку автоматически получит руководитель, а после согласования — специалист отдела кадров. Когда всё будет готово, сотруднику придёт уведомление или нужный документ.

Автоматизация для HR и отдела кадров

В «Первой Форме» можно автоматизировать приём или увольнение сотрудников, заявки на командировки, выдачу аванса и формирование авансового отчета, создание электронного обходного листа, оформление отпусков — ограничений нет. Систему можно интегрировать с 1С ЗУП или сервисами для поиска работы, настроить связи с кадровым документооборотом и так далее. Как эти возможности работают на практике, мы рассказали в одном из кейсов с крупной госкомпанией, команда которой распределена по всей стране.

Система сама оформит отсутствие сотрудника

Процесс оформления отгула, отпуска или больничного автоматизирован. Сотрудник отправляет заявку через единое окно, она приходит на согласование руководителю. Если отсутствие одобрено, в системе появится задача по расчёту отпускных, и выплаты отобразятся в личном кабинете. Робот направит сотруднику памятку, как передать дела, а сообщения и согласования система переключит на коллегу-заместителя. В переписках и задачах имя отсутствующего будет выделено курсивом красного цвета. Нерабочие дни появятся на Диаграмме Гант и в профиле сотрудника.

Единое окно входа для новых сотрудников

Ещё на этапе отбора соискателей в системе заводят карточку с данными потенциального сотрудника. Интервью с ним проводят по внутренней видеосвязи, а запись прикрепляют в карточку, чтобы обсудить кандидата с командой. Если сотрудника примут в штат, то ему автоматически создадут собственную учетную запись в системе. Робот сразу пришлёт ему материалы для адаптации, инструкции и поставит в календарь встречи с наставником.

Обучение и оценка

Обучение и повышение квалификации

В системе можно планировать развитие сотрудника и пересмотр его мотивации. Для этого нужно сформировать цели по освоению новых компетенций, оценить их в баллах и определить значения для разных грейдов. Для аттестации можно провести тестирование и внутри платформы. Чтобы развиваться быстрее, сотрудники могут сами инициировать обучение, направляя заявки на оплату внешних курсов.

Оценка «на 360»

Система автоматически подбирает коллег, которые работают с конкретным человеком и высылает им специальный опросник. Они ставят оценки по разным компетенциям, а система высчитывает средний балл и направляет данные сотруднику и его руководителю. На основе этого можно рассчитывать премии, продвижение по карьерному треку или составлять рейтинги сотрудников.

Управление задачами и исполнителями

Управление рабочим временем

В «Первой Форме» у каждой задачи есть срок исполнения, расчет трудозатрат, история обсуждений в комментариях и ответственное лицо. При выполнении задач сотрудники регистрируют фактически затраченное время. Если оно превысит план, руководитель получит уведомление. Трудозатраты можно анализировать по отдельным задачам или проектам; по исполнителям, подразделениям или внешним подрядчикам; по периодам с любой детализацией.

Лента

Активность по всем задачам, с которыми пользователь связан как заказчик, исполнитель или просто подписчик, хронологически отображается в ленте. Среди обновлений могут быть новые комментарии в обсуждении, приглашение на встречи, переход задачи с одного этапа на другой, смена её срока и так далее. В любую задачу из ленты сотрудник может перейти в один клик.

KPI и отчеты по загрузке

В системе можно посмотреть отчёты по загрузке менеджеров и готовности их проектов за любой период. Данные при необходимости можно выгрузить в Excel. Отслеживать, справляются ли сотрудники с объёмом работы можно и на дашбордах. Если человек выполнил KPI, его имя будет выделено зеленым цветом. Красным система отметит тех, кто не дотянул до норматива, обозначенного для этой роли.

Подбор исполнителей

В «Первой Форме» можно оценивать занятость сотрудников на ближайшие дни. Это помогает формировать команду на проект не только исходя из нужной квалификации, но и из количества свободного времени. Если же какой-то исполнитель заболеет или уволится, руководитель оперативно подберёт ему замену или оценит, насколько нужно сдвинуть сроки задачи. Также сотрудников можно «забронировать» на конкретный проект.